Afin de pouvoir suivre un étudiant tout au long de son cursus, il est important que celui-ci ait un numéro d’identification unique qui ne change pas. Ainsi, dans le vocabulaire utilisé dans BMDSfot, enregistrer un étudiant signifie l’ajouter à la base de données pour la toute première fois, tandis qu’inscrire un étudiant signifie l’affecter à une classe donnée, et bien sûr il doit être dans la base de données et donc inscrit.
Du fait que ce module couvre la gestion administrative de l’étudiant, il inclut la gestion du dossier administratif avec les différents documents que l’étudiant est tenu de fournir pour valider son inscription.